Outlookで特定のタスクが作成されたら、Togglで新規Taskを作成する

■概要

Outlookで管理しているタスクを、工数管理のためにTogglへ手作業で登録し直していませんか？
このような二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Outlookでタスクが作成されたタイミングで、Togglに自動でタスクを作成できるため、TogglとOutlook間の面倒な連携作業を効率化し、正確な工数管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けたタスクをTogglで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• TogglとOutlookを利用したタスク管理の二重入力をなくし、業務を効率化したい方
• タスクの登録漏れを防ぎ、チーム全体の正確な工数管理を実現したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクを作成するだけで自動でTogglにもタスクが登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業が介在しないことで、タスクの登録漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理業務の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TogglとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるように設定します。
4. 最後に、オペレーションでTogglの「Create Task」アクションを設定し、Outlookで作成されたタスクの情報を基に新規タスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストをIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、前段のOutlookから取得したタスクの件名や重要度などの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。
• Togglでタスクを作成するオペレーションでは、前段のトリガーで取得した値を引用し、タスク名などの各フィールドに自由に設定できます。

■注意事項

• Toggl、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。