■概要
Boxに保存している多数のファイル、定期的な確認が漏れてしまい、重要なファイルの更新忘れが発生していませんか？
手動でのチェックは手間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBoxの特定フォルダを自動で巡回し、長期間更新がないファイルだけをMicrosoft Teamsにリマインド通知することが可能です。
これにより、Box内のファイル管理を効率化し、更新漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理するファイルが多く、定期的な棚卸しや更新確認に手間を感じている方
- Box内のファイル更新漏れを防ぐため、適切なリマインドを自動で受け取りたい方
- チームで利用するBoxのファイル管理を自動化し、陳腐化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールでBoxのファイル更新状況を自動チェックするため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます。
- 更新が長期間ないファイルをシステムが自動で通知することで、確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このフローボットを定期的に実行したい日時を指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、確認対象のフォルダを指定します。
- 取得したファイルリストの各項目に対し、繰り返し処理を設定します。
- 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、個々のファイルの最終更新日などの情報を取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日が一定期間を過ぎている場合にのみ、次の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、条件に合致したファイル情報のみ、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい曜日や時刻（例：毎週月曜日の午前9時）などを任意で設定できます。
- Boxからファイルリストを取得するアクションでは、チェック対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能では、リマインド通知の対象を日付変数を使って任意で設定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にファイル名などの動的な情報を含めることもできます。
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「分岐する」はミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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