指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダの容量をDiscordに通知する

■概要

Boxのフォルダ容量は定期的に確認が必要ですが、毎回手動でチェックするのは手間がかかり、確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダの容量を自動で取得し、Discordに通知することが可能です。面倒な確認作業を自動化し、効率的なストレージ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxのフォルダ容量を手動で定期的に確認しており、その作業を効率化したい方
• 設定したスケジュールでBoxのストレージ状況をチームへ自動通知したい方
• 容量超過によるトラブルを未然に防ぎたいと考えている情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 設定したスケジュールでBoxの容量が自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動でチェックするため、確認漏れや見落としなどのヒューマンエラーを防ぎ、安定したストレージ管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを実行したい日時を指定します。
3. オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ情報の取得」アクションで容量を確認したいフォルダの情報を取得します。
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報から容量に関するデータを指定の形式で抽出します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出した容量データを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時をユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です。
• Boxで容量を確認する対象のフォルダは、任意のフォルダIDを指定して設定できます。
• AIのデータ抽出では、指定した任意の形式で容量の情報を取得できます。
• Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も自由に編集でき、Boxから取得したフォルダ容量などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。