指定したスケジュールになったら、Boxの特定フォルダのファイル一覧をMicrosoft Excelに追加する

■概要

定期的にBox内のファイル情報を棚卸ししたり、一覧化したりする作業に手間を感じていませんか。
特に、指定したスケジュールで実行する必要がある業務の場合、手作業では対応漏れやヒューマンエラーが発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動でMicrosoft Excelに追加できます。
定期的なファイル管理業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 指定したスケジュールでBoxのファイル棚卸しを手作業で行っている方
• Boxに保管しているファイルリストをMicrosoft Excelで管理しており、転記作業に手間を感じている方
• Box内のファイル管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールになるとBoxのファイル情報が自動でMicrosoft Excelに追加されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記の時間を削減できます
• 手作業での情報転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します
3. オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、対象フォルダを指定します
4. 次に、「繰り返し処理機能」を設定し、取得したファイルリストを一つずつ処理します
5. 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイル情報の取得」アクションを設定します
6. 最後に、同じく繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報を指定のシートに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい曜日や日時を任意で設定可能です
• Boxのオペレーションでは、ファイル一覧を取得したいフォルダを任意で設定してください
• Microsoft Excelのオペレーションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定可能です。また、登録する内容は固定値を設定したり、前段のBoxから取得したファイル名などの値を変数として埋め込んだりするカスタムができます

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。