■概要
Boxに保管している重要なファイルの定期確認や更新を、つい忘れてしまい業務に支障が出た経験はないでしょうか。
毎回手動で確認するのは手間がかかるうえ、他の業務に追われていると見落としがちです。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxから特定ファイルの情報を取得し、自動でMicrosoft Teamsへリマインド通知を送信できるため、こうした重要なタスクの抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管したファイルの定期確認を手動で行っており、自動化したいと考えている方
- Boxの特定ファイルに関するリマインドをチーム全体に周知したいプロジェクト管理者の方
- 重要なタスクの抜け漏れを防ぐため、確実なリマインド方法を探しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定した日時にMicrosoft Teamsへ自動で通知が届くため、Box内の重要ファイルの確認漏れといったヒューマンエラーを防止できます
- これまで手動で行っていたリマインド業務やファイル確認作業を自動化し、本来注力すべきコア業務に時間を充てることが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定のスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、リマインド対象のファイルを選択します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したファイル情報を含んだメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、フローを起動させたい日時（毎日、毎週、特定の日時など）を自由に設定してください
- Boxのオペレーションでは、リマインドの対象としたいファイルを任意で設定することが可能です
- Microsoft Teamsへの通知先チャンネルは自由に選択でき、メッセージ本文も固定のテキストや、Boxから取得したファイル名などの情報を組み合わせて作成できます
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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