Google Driveに特定のファイルが格納されたら、OCRで読み取りCanvaでフォルダを作成する

■概要

CanvaとGoogle Driveを連携させて業務を行っているものの、手作業でのファイル管理や情報転記に手間を感じていませんか？
例えば、Google Driveに保存された申込書や発注書の内容を確認し、手動でCanvaにプロジェクト用のフォルダを作成するような作業は、見落としや入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを作成する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った書類を基にCanvaでデザイン作成を行っているデザイナーの方
• CanvaとGoogle Drive間のファイル管理やデータ整理を効率化したいマーケティング担当者の方
• 複数のツールを跨ぐ定型業務を自動化し、クリエイティブな作業により多くの時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点に、OCRでの読み取りからCanvaのフォルダ作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• ファイル内容の確認や手入力に伴う転記ミス、命名規則の揺れなどを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
4. 次に、条件に合致したファイルをGoogle Driveからダウンロードするアクションを設定します。
5. 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルから、フォルダ名などに使用したいテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、読み取った情報を基に、Canvaで新しいフォルダを作成するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダをIDで任意に指定できます。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのIDを動的に指定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルからどの部分のテキストを抽出するかを詳細に設定できます。
• Canvaでのフォルダ作成時には、フォルダ名にOCRで読み取ったテキスト情報（顧客名など）を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924