Google Driveの特定のフォルダにファイルが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Google Driveに新しいファイルが追加されるたびに、Microsoft Teamsの特定のチャネルで手動で通知を行っていませんか？この作業は定期的でありながら、共有漏れや遅延が発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Google DriveとMicrosoft Teamsをスムーズに連携させ、特定のフォルダへのファイルアップロードを検知して自動で通知を送ることが可能になり、こうしたファイル共有に関する課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル更新を、都度手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
• 複数人でのファイル共有が多く、通知漏れや共有の遅れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
• Google DriveとMicrosoft Teamsを活用した業務の自動化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をきっかけに自動でMicrosoft Teamsへ通知が送られるため、手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での通知作業がなくなることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、例えばファイルが作成された場合のみ後続のアクションを実行するなどの条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得したファイル名などの情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意で指定できるほか、本文にファイル名やURLといった前段の情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。