Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、OCRを行いZoomにミーティングを作成する

■概要

Zoomミーティングの設定とGoogle Driveでのファイル管理を手作業で行い、手間を感じていませんか。特に、Google Driveにアップロードされた申込書などの情報をもとに手動でミーティングを作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、OCR機能が自動で内容を読み取りZoomミーティングを作成するため、こうした連携に関わる業務を効率化し、ミスなく処理を進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存された申込情報をもとに、手作業でZoomミーティングを作成しているご担当者の方
• ZoomとGoogle Driveの連携を自動化し、オンラインでの商談や面談設定を効率化したい方
• 定期開催するウェビナーなどの運営で、ファイル管理からミーティング発行までの工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点にZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、参加者名の誤入力やミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイル名などの条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルからミーティング設定に必要な情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
• 分岐機能では、前段で取得したファイル名などの情報を用いて、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、前段のトリガーで取得したファイルIDを変数として設定するだけでなく、固定のファイルIDを指定することも可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキスト項目を任意でカスタマイズできます。
• Zoomのミーティング作成設定では、トピックやアジェンダなどの各項目に、固定のテキストや前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に設定できます。

■注意事項

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398