Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、OCRと会議説明の要約を行いZoomにミーティングを作成する

■概要

日々の業務でGoogle Driveに保存された資料をもとに、Zoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。ファイルの確認から内容の読み取り、そしてミーティング作成といった一連のプロセスは、手作業では時間もかかり、転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRとAIが内容を要約し、自動でZoomミーティングを作成するため、こうした連携業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveにアップされたファイルを元に、Zoomミーティングを頻繁に設定する方
• 手作業でのファイル内容の確認や、ミーティング情報の手入力に課題を感じている方
• ファイル管理からミーティング設定までの一連の流れを自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点にZoomのミーティング作成までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
• ファイル内容の転記やミーティング設定時の入力間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとZoomをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分岐させます。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. オペレーションのOCR機能で、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. さらに、オペレーションでAI機能を設定し、OCRで読み取ったテキストを要約します。
7. 最後に、Zoomの「ミーティングを作成」を設定し、要約した内容などを議題としてミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定できます。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、IDを固定値で指定したり、前段で取得したIDを変数として設定したりすることが可能です。
• OCR機能では、ファイル全体からテキストを抽出するだけでなく、読み取りたい項目を任意でカスタマイズできます。
• AIによる要約では、対象の文章に前段で取得した情報を変数として利用でき、文字数などの要約条件もカスタマイズが可能です。
• Zoomのミーティング作成では、議題や説明文などの各項目に固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。