Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、OCRを行いTrelloにカードを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル情報を、手作業でTrelloのカードに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとTrelloの連携を自動化し、ファイルが作成された際にOCRで内容を読み取り、Trelloへ自動でカードを作成するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとTrelloを併用しており、手作業での情報転記に手間を感じている方
• Microsoft SharePoint上のファイル管理とTrelloでのタスク管理をよりスムーズに連携させたい方
• 書類の内容に基づいたタスク作成のプロセスを自動化し、抜け漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル作成を起点にTrelloのカード作成までが自動処理されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いやカードの作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとTrelloをYoomに連携します。
2. トリガーにMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. ファイルの種類などに応じて処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
5. オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」を設定し、OCRで抽出した情報などを基にカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名などの情報を用いて後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、どの箇所の情報を抽出するかを任意で設定してください。
• Trelloのカード作成では、カードのタイトルや説明欄に、OCRで抽出した情報や固定のテキストを変数として自由に組み合わせ、設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。