Outlookでタスクが作成されたら、Notionでレコードを追加する

■概要

Outlookで管理しているタスクを、プロジェクト管理で利用しているNotionにも手作業で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OutlookとNotionの連携を自動化し、タスクの作成からレコードの追加までをシームレスに行うため、タスク管理と情報共有の効率を高めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでタスクを作成した後、Notionのデータベースへ手作業で転記している方
• OutlookとNotionを連携させ、タスク管理と情報共有を効率化したいと考えている方
• チームでのタスクの共有漏れを防ぎ、プロジェクト管理を円滑に進めたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクを作成するだけでNotionに自動でレコードが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記をなくすことで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Outlookのタスク情報をNotionのデータベースに連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストを任意で指定することが可能です。
• Notionでレコードを追加するオペレーションでは、追加先のデータベースを任意で指定できます。

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■注意事項

• Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。