Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてNotionに追加する

■概要

Dropboxに保存した請求書や議事録の内容を、手作業でNotionに転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、DropboxとNotionをスムーズに連携し、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、Notionのデータベースに自動で追加します。これにより、手作業による情報管理の手間を省き、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存したファイルの情報を、手作業でNotionへ転記している方
• 請求書や議事録などをDropboxとNotionで管理しており、連携を効率化したい方
• OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの情報をデータ化し整理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納を起点に、OCR処理とNotionへのデータ追加が自動実行されるため、手作業による転記時間を削減できます
• 人の手によるデータ入力作業をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するように設定します
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、自動化の対象としたいファイルの条件を任意で設定してください
• AI-OCRで読み取ったどのテキスト情報を、Notionデータベースのどの項目に追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• DropboxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。