Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、要約してTrelloにカードを作成する

■概要

Gmailで受信する重要なメールを、手作業でTrelloのタスクに転記する際に手間を感じたり、対応漏れが発生したりしていませんか？このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが内容を自動で要約し、Trelloへカードを自動で作成できます。GmailとTrelloを連携させることで、面倒な転記作業をなくし、重要なタスクの見落としを防ぎながら、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した依頼や問い合わせをTrelloでタスク管理している方
• GmailとTrelloを連携させ、メールからのタスク起票を自動化したい方
• 手作業による情報転記の手間や、タスクの登録漏れなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定メールを受信後、自動でTrelloにカードが作成されるため、手作業での転記やタスク登録にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメール本文を要約するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、AIが生成した要約テキストをカードの説明欄などに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけに自動化を開始するかを任意で設定してください。
• AI機能のプロンプト（指示文）は自由にカスタマイズが可能です。メール本文の要約だけでなく、タスクの洗い出しなど、目的に応じた指示を設定できます。なお、プロンプトの文字数に応じて消費タスク数が変動する点にご注意ください。
• Trelloでカードを作成するボードやリストは任意で選択できます。また、カードのタイトルや説明欄には、メールの件名やAIの要約結果などを動的に反映させることが可能です。

■注意事項

• Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。