■概要
TrelloとSmartsheetを併用してプロジェクト管理を行う中で、情報の同期を手作業で行うことに手間を感じたり、更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。二つのツール間で情報が異なると、タスクの進捗管理に支障をきたす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Trelloでカード情報が更新された際に、Smartsheetへ自動で行を追加し、TrelloとSmartsheet間の情報連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- TrelloとSmartsheetを連携させ、プロジェクトの進捗管理を効率化したい方
- 手作業による情報転記の手間を省き、入力ミスをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- 定型的な更新作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloのカード情報が更新されると、Smartsheetに自動でデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの整合性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetの「行を検索」アクションを設定し、既に行が存在するかを確認します。
- 次に、分岐機能を設定し、行が存在しない場合のみ次の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Trelloから取得した情報を基に新しい行を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetに行を追加する際に、Trelloから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。例えば、カード名、説明、担当者、期限日などを、Smartsheetの対応する列にそれぞれマッピングすることが可能です。
■注意事項
- TrelloとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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