Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Notionのファイルプロパティを更新する

■概要

NotionとMicrosoft SharePointを併用してドキュメント管理を行う中で、双方へのファイルアップロードや情報更新を手作業で行い、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成・更新されると、自動でNotionデータベースのファイルプロパティが更新されるため、二重入力の手間を省き、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとMicrosoft SharePointでドキュメントを管理し、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
• ファイルの更新漏れや二重入力を防ぎ、常に最新の情報をチームで共有したいと考えている方
• NotionとMicrosoft SharePoint間の連携を自動化し、情報管理の効率を高めたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにNotionのプロパティが自動で更新されるため、手作業でのアップロードや転記作業の時間を短縮できます
• 手作業によるファイルのアップロード漏れや更新ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の一元管理による作業効率化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでNotionの「ファイルアップロードIDの発行」と「ファイルをアップロード」アクションを順に設定します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「ページのプロパティを更新（ファイルプロパティ）」を設定し、アップロードしたファイルを紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知の起点としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、前のステップで取得したファイル名や拡張子などの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定できます
• Microsoft SharePointのオペレーションでは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、ダウンロード対象のファイルを指定できます
• Notionの各オペレーションでは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、ファイルをアップロードするページや更新するプロパティを任意で設定可能です

■注意事項

• Microsoft SharePoint、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。