GoogleフォームでPDFが送信されたら、OCR機能でテキストを抽出しNotionに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイル、その内容を目視で確認し、手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、PDFのOCR処理を自動化し、Googleフォーム経由で受信したPDFからテキスト情報を抽出して、Notionのデータベースへ自動で追加できます。手作業によるデータ入力の手間とミスを減らし、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionで案件や顧客情報を管理している営業・マーケティング担当の方
• PDFで受け取った請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理・総務担当の方
• PDFのOCR処理を自動化し、データ入力業務の効率化を目指しているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFのOCR処理が自動化されるため、これまで書類の内容確認や手入力に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、PDFから読み取りたい項目（例えば、会社名や金額、日付など）を任意で設定してください。
• Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。