OneDriveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

■概要

OneDriveに格納した議事録や報告書の内容を、都度手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、コピー＆ペーストによる転記ミスや共有漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveとConfluenceを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納されるだけで、OCRが内容を読み取り、Confluenceにページを自動作成するため、ドキュメント管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとConfluenceを活用し、ドキュメント管理や情報共有を行っている方
• OneDrive上のファイル内容を手作業でConfluenceに転記しており、手間を感じている方
• ファイルベースの情報共有プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納をトリガーにConfluenceへのページ作成が自動化され、手作業での転記にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で文字を抽出しページを作成するため、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト内容でページを自動作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCRで抽出したテキスト情報のうち、どの内容をConfluenceのページのタイトルや本文に反映させるかを任意で設定してください。
• Confluenceのどのスペースにページを作成するかを、チームの運用に合わせて設定してください。

■注意事項‍

• OneDriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。