Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する

■概要

Boxにアップロードした請求書や契約書といった書類の内容を、手作業でConfluenceに転記していませんか？画像やPDF形式の書類の場合、手入力が必要となり時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で文字情報を自動で読み取り、Confluenceにページとして自動作成できます。BoxとConfluence間の面倒な連携作業を自動化し、情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとConfluenceを連携させ、情報共有の効率を上げたいと考えている方
• Boxに保存したPDFなどのファイル内容をConfluenceへ手作業で転記している方
• 紙の書類をスキャンしたデータをConfluenceで一元的に管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字抽出からConfluenceへのページ作成までが自動で実行され、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル名や拡張子など、処理を実行したいファイルの条件を指定します。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、自動化の対象としたいファイルの条件を任意で設定してください。例えば、「ファイル名に『議事録』が含まれる場合のみ実行する」といった設定が可能です。
• OCRで抽出したテキスト情報のうち、どの部分をConfluenceのページタイトルや本文に利用するかを自由にマッピング設定できます。
• Confluenceに作成するページのタイトルや本文のフォーマット、作成先のスペースや親ページなどを、業務に合わせて任意で設定してください。

■注意事項‍

• BoxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐機能はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。