Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Zoomにミーティングを作成し通知する

■概要

Gmailで日程調整のメールを受信した後、手動でZoomミーティングを作成し、再度メールで案内を送る作業に手間を感じていませんか？
この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れやURLの貼り間違いといったミスが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、Zoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの日程調整後、手動でZoomミーティングを作成しているご担当者の方
• ZoomとGmailを連携させた定型的なやり取りを効率化したいと考えている方
• 日程調整に関するヒューマンエラーを減らし、スムーズな顧客対応を実現したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からZoomミーティング作成、通知メール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのURL発行やメールへの転記作業がなくなるため、URLの貼り間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受信したメールの本文からミーティングに必要な情報を抽出します
4. 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にミーティングを作成します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングのURLを記載した案内メールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「日程調整」や「ミーティング依頼」など、検知したいメールに含まれるキーワードを任意で設定できます
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、希望日時など）を自由にカスタマイズすることが可能です
• Zoomのミーティング作成アクションでは、ミーティングのトピックや議題などを、固定値やメール本文から抽出した情報を組み合わせて設定できます
• Gmailでの通知メール設定では、宛先や件名、本文を自由に編集し、作成されたZoomミーティングのURLなどの情報を差し込むことが可能です

■注意事項

• Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398