Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、任意の情報をAIで生成しZoomにミーティングを作成後、通知する

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■概要

Gmailで受信したZoomミーティングの依頼を、手作業で日程調整していませんか。
都度Zoomを開いてミーティングを作成し、URLをコピーして返信する作業は手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でZoomミーティングの作成や任意情報の生成、通知までを完結でき、日程調整にかかる工数を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

GmailでZoomミーティングの日程調整を行う機会が多い、営業や採用担当の方
ミーティング設定の手作業が多く、時間的なコストや連絡ミスに課題を感じている方
ZoomとGmailを連携させて、オンラインでの顧客対応や面談業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのメール受信を起点としてZoomのミーティング作成や通知が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
ミーティングURLの転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な業務遂行に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からミーティング日時や参加者などの情報を抽出します
続けて、オペレーションでAI機能を設定し、抽出した情報をもとにミーティング内容に関わる情報を生成します
次に、オペレーションでZoomを選択し、抽出した情報をもとに「ミーティングを作成する」アクションを設定します
最後に、オペレーションでGmailを選択し、作成されたミーティング情報を含むメールを関係者に送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動させるきっかけとなるメールのキーワードを任意で設定できます
AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するかを自由にカスタマイズ可能です
AI機能のテキスト生成では、文章を作成するためのプロンプトを自由に設定でき、定型文や前段で取得した情報を組み込めます
Zoomのミーティング作成では、議題やミーティングのトピックなどを、前段で取得した情報を用いて動的に設定できます
Gmailでのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを固定値や変数を用いて柔軟に設定することが可能です

■注意事項

Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398