Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約後Confluenceにページを作成する

■概要

Dropboxに保存した議事録や資料の内容を確認し、手作業でConfluenceに転記して共有する作業は手間がかかるものであり、特にファイル数が多い場合には大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxとConfluenceをスムーズに連携させ、指定のフォルダにファイルが格納されるだけで、OCRが内容を読み取り、AIが要約し、Confluenceにページを自動で作成するため、ドキュメント共有のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとConfluenceを活用し、手作業での情報転記に手間を感じている方
• Dropboxに保存した書類の内容を把握し、Confluenceで効率的に共有したい方
• ドキュメント共有のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納を起点に、内容の読み取りからConfluenceへのページ作成までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、要約時の重要なポイントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとConfluenceをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象とします
4. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. さらに、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します
6. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成する」アクションを設定し、要約した内容を本文としてページを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください
• AI機能のOCRで文字を抽出する際に、抽出したい情報の範囲や形式を任意で設定することが可能です
• AI機能で要約するアクションでは、要約後の文字数や、「箇条書きで」といった形式を任意で指定できます
• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文に含める内容、作成先のスペースなどを任意で設定してください

■注意事項‍

• DropboxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。