‍■概要

Outlookで管理している会議の予定を、議事録や情報共有のために手作業でConfluenceに転記していませんか？こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、情報の入力ミスや共有漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でConfluenceにページを作成できます。OutlookとConfluence間の情報連携を自動化し、会議準備や情報共有の効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの予定管理とConfluenceでの情報共有を日常的に行っている方
• OutlookとConfluence間の手作業による情報転記に手間や課題を感じている方
• 会議の議事録作成やタスク管理の準備を効率化したいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookにイベントが登録されると自動でConfluenceにページが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を削減できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、会議情報の入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を元にページが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceでページを作成するアクションを設定する際に、ページのタイトルや本文の内容を任意で設定してください。Outlookのイベント名や参加者、日時といった情報を本文に埋め込むことで、議事録の雛形を自動で作成することも可能です。

■注意事項‍

• OutlookとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。