Googleフォームでヒンディー語のファイルが送付されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに登録する

■概要

ヒンディー語で書かれた書類や画像ファイルを受け取るたびに、内容を確認して手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に、ファイル形式が異なると対応も煩雑になり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが提出されると、自動でOCRの技術を用いて文字を読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを登録するため、こうした手作業による課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ヒンディー語の書類を扱い、OCRを活用したデータ入力の自動化を検討している方
• Googleフォームで受け取ったファイルの情報を、手動でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 定型的なデータ入力作業の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信を起点に、テキスト抽出から転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• hindi ocrによる自動テキスト化とデータ登録により、手作業での転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
4. 続けて、OCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからヒンディー語のテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、読み取りたい書類の形式に合わせて、どの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを登録したいスプレッドシートのIDと、対象のシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133