Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Confluenceにページを作成する

■概要

Gmailで受信した特定のプロジェクトに関する連絡や問い合わせ内容を、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや共有の遅れといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、GmailとConfluenceを連携させ、特定のメール受信をトリガーにConfluenceのページを自動で作成できるため、チームへの情報共有プロセスを効率化し、ナレッジの蓄積を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した情報を手作業でConfluenceに記録・共有している方
• ConfluenceとGmailを連携させ、情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• メールでのやり取りを起点としたナレッジマネジメントを効率化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でConfluenceへページが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記漏れや共有忘れを防ぎ、重要な情報を抜け漏れなくチームのナレッジとして蓄積できるようになります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとにページが作成されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動させる条件としてメールのキーワードを任意で設定してください
• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGmailで受信したメールの件名や本文などを動的に埋め込む設定が可能です。また、ページの作成先となるスペースや親ページも任意で指定してください

■注意事項‍

• GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。