Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、AIで要約してConfluenceにページを作成する

■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でConfluenceに転記・共有していませんか？
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、情報の共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約しConfluenceへページとして作成するため、情報共有のプロセスを効率化し、チームの生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った情報をConfluenceにまとめる作業に時間を取られている方
• チーム内の情報共有を迅速化し、抜け漏れを防ぎたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
• ConfluenceとGmailの連携を自動化し、手作業による定型業務を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailからConfluenceへの情報転記と要約作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや共有漏れを防ぎ、常に正確な情報をConfluenceに蓄積することが可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで受信したメール本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、AIが要約した内容を元に新しいページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名や本文に含まれるキーワードを指定し、自動化の対象としたいメールを任意で設定してください
• AIによる要約オペレーションでは、要約後の文字数や形式を任意で調整することが可能です
• Confluenceにページを作成する際、タイトルや本文にメールの件名やAIの要約結果を差し込むなど、ページの内容を自由にカスタマイズできます

■注意事項‍

• GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。