Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、GitLabにイシューを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や報告書の内容を確認し、手作業でGitLabにイシューを作成する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業による転記は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとGitLabをスムーズに連携させ、ファイルがアップロードされるとOCR機能が内容を自動で読み取り、GitLabにイシューを作成する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitLabとMicrosoft SharePointを連携させ、ファイル管理とタスク起票を効率化したい方
• Microsoft SharePoint上のファイル情報を基に、手作業でGitLabのイシューを作成している方
• OCRを活用して書類の情報をテキスト化し、開発タスクへの反映をスムーズにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGitLabへのイシュー作成までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、入力ミスやイシューの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitLabとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGitLabの「イシューを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に任意のプロジェクトにイシューを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから特定の項目のみを抽出するように任意でカスタマイズが可能です。
• GitLabでイシューを作成するアクションでは、タイトルや詳細欄に、OCR機能で読み取ったテキスト情報などを変数として動的に埋め込むことができます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、GitLabのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924