■概要
Google Chatでのやり取りから急遽ミーティングが決まる場面で、手動でZoomのURLを発行し共有する作業に手間を感じていませんか?その都度、他の業務を中断して対応するのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースへの投稿をきっかけに、Zoomミーティングを自動で作成できます。ミーティング設定にかかる時間を削減し、チャットからシームレスな連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとZoomを日常的に利用し、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
- チーム内のコミュニケーションを円滑にし、会議設定の時間を短縮したいと考えている方
- チャットでのやり取りからオンライン会議へ、スムーズに移行する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿を起点にZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記が不要になるので、会議URLの共有ミスや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メッセージ本文からミーティングの議題など必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、このワークフローを起動させるきっかけとしたいスペースのリソース名を任意で設定してください
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意で設定することが可能です
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google Chat、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。