Google Chatで投稿された特定条件の内容をもとに、Zoomにミーティングを作成する

■概要

Google Chatで受けたミーティング設定の依頼を、都度手作業でZoomに登録していませんか？
このような手作業は、対応漏れや入力ミスの原因になりがちであり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに投稿された特定のメッセージをきっかけに、ZoomのミーティングURLを自動で作成できるため、ZoomとGoogle Chatを連携させたスムーズな業務フローが実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatでの連絡をもとに、手作業でZoomの会議設定を行っている方
• ZoomとGoogle Chatを活用した、チームのミーティング調整を効率化したい方
• 定型的なミーティング設定業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による会議の日時や参加者の設定ミス、依頼の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「ミーティング設定」など特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Google Chatのメッセージからミーティングに必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したい任意のスペースのリソース名を設定してください
• 分岐条件の設定では、「ミーティング設定」といった特定のキーワードを含む場合のみ後続の処理を実行するなど、自由に条件を指定できます
• Zoomでミーティングを作成する際に、ホストとして設定したい任意のメールアドレスを指定することが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。