■概要
Google Chatで受けたミーティング設定の依頼を、都度手作業でZoomに登録していませんか？
このような手作業は、対応漏れや入力ミスの原因になりがちであり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに投稿された特定のメッセージをきっかけに、ZoomのミーティングURLを自動で作成できるため、ZoomとGoogle Chatを連携させたスムーズな業務フローが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの連絡をもとに、手作業でZoomの会議設定を行っている方
- ZoomとGoogle Chatを活用した、チームのミーティング調整を効率化したい方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーにZoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による会議の日時や参加者の設定ミス、依頼の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「ミーティング設定」など特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Google Chatのメッセージからミーティングに必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したい任意のスペースのリソース名を設定してください
- 分岐条件の設定では、「ミーティング設定」といった特定のキーワードを含む場合のみ後続の処理を実行するなど、自由に条件を指定できます
- Zoomでミーティングを作成する際に、ホストとして設定したい任意のメールアドレスを指定することが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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