Outlookで特定の件名のメールを受信したら、AIで要約してConfluenceにページを作成する

■概要

Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でConfluenceのページに転記・要約する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Confluenceにページとして登録する一連の流れを自動化できます。手作業によるOutlookとConfluence間の情報共有プロセスを効率化し、共有漏れや転記ミスといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを、情報共有のためにConfluenceへ手動で転記している方
• OutlookとConfluenceを連携させ、チームへの情報共有をより迅速に行いたいと考えている方
• 長文メールの要点をAIで整理し、ナレッジとしてConfluenceに蓄積したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、Confluenceへのページ作成までが自動化され、手作業による情報転記の時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとConfluenceをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで受信したメールの本文を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションで要約した内容を本文としたページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールの件名や差出人などを任意で指定してください。
• AIによる要約オペレーションでは、出力する文章の文字数を任意で調整することが可能です。
• Confluenceにページを作成する際、タイトルや本文に含める情報を、メールの件名や要約内容などから自由に組み合わせて設定してください。

■注意事項‍

• OutlookとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。