Gmailでファイルを受信したら、OCRで読み取りConfluenceにフォルダを作成する

■概要

Gmailに届いた請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認してConfluenceに手作業で情報を転記・整理する作業は、手間がかかりミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のGmailメール受信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、Confluenceにフォルダを自動作成できます。ConfluenceとGmail間の面倒な手作業を自動化し、情報管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったファイルをConfluenceで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• ConfluenceとGmailを連携させ、請求書などの書類管理業務を自動化したいと考えている経理や総務担当者の方
• 情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム全体のドキュメント管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメールを確認しConfluenceに手動でフォルダを作成する時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスやフォルダ作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメールがフローボト起動のきっかけとなります。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を読み取ります。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに任意の場所にフォルダを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレスなどを任意で設定してください。
• OCR機能の設定で、ファイルから抽出したい情報の範囲や項目を、実際の業務内容に合わせて指定します。
• Confluenceのオペレーション設定では、フォルダを作成するスペースや親ページ、フォルダ名を任意で設定することが可能です。

■注意事項‍

• GmailとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。