Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、OpenAIで解析し情報を更新する

■概要

Outlookで管理している イベントの情報を手動で確認し、会議の準備やタスク整理に時間を要していませんか？
また、情報の見落としや転記ミスが発生することもあるかもしれません。
このワークフローは、Outlookに新しいイベントが登録されると、その内容をOpenAIが自動で解析し、要約や任意情報の生成を行いイベント情報を更新します。OpenAIとOutlookを連携させることで、カレンダー管理に伴う定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとOpenAIを活用し、日々のスケジュール管理や会議準備を効率化したいと考えている方
• 手作業による情報整理での抜け漏れを防ぎ、業務の精度を高めたいチームリーダーの方
• カレンダーに登録されたイベント情報をもとに、自動でタスクの洗い出しを行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookにイベントが登録されると自動でOpenAIが内容を解析し更新するため、手作業での確認や情報整理にかかる時間を短縮できます
• 手動での作業で起こりがちな情報の見落としや解釈の違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の準備などを円滑に進めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」を設定し、トリガーで取得したイベント情報を基にテキストを生成するよう指示する
4. 最後に、再度オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションで、OpenAIが生成したテキストをイベント情報に反映するよう設定する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象としたいユーザーのIDやタイムゾーンを任意で設定してください
• OpenAIのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。「会議の要点を3つにまとめて」のように具体的な指示を設定でき、前段のトリガーで取得したイベントの件名や本文を変数として利用することも可能です
• 最後のOutlookイベントを更新するアクションでは、固定のテキストや、OpenAIが生成したテキストを変数として、イベントの説明欄など任意の項目に設定できます

■注意事項

• Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。