Microsoft SharePointにPNGファイルが格納されたらOCRし、テキストをMicrosoft Teamsに通知する

■概要

請求書や領収書といったPNG形式の画像ファイルを受け取った際、内容確認のためにテキストを手入力で転記する作業は手間がかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにPNGファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。手作業のpng image to text converterのような役割を担い、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存したPNG画像のテキスト化を手作業で行っている方
• 業務で利用できるpng image to text converterのような機能を探している方
• Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をより迅速に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納を起点に、テキスト抽出から通知までが自動化されるため、手作業での文字起こしや転記にかかる時間を削減できます。
• 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、共有される情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルがPNG形式の場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、OCR機能を設定し、ダウンロードしたPNGファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、対象ファイルから抽出したいテキスト項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知は、メッセージを送信するチャンネルを自由に設定できるほか、本文に固定のテキストを追加したり、OCRで抽出したテキストを変数として埋め込むなど柔軟なカスタムができます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924