Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しGoogle Chatに通知する

■概要

Microsoft Teamsに投稿されるスクリーンショットや書類の画像に含まれるテキスト情報を、手作業でコピーしたり、オンラインツールでテキスト化したりする作業は手間がかかるのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに画像ファイルが投稿されると、OCR機能が自動で画像からテキストを取得し、その内容をGoogle Chatに通知するため、こうした情報共有の手間を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsに投稿される画像の内容確認や転記に手間を感じている方
• オンラインで画像からテキストを取得し(get the text from image online)、業務に活用する方法を探している方
• Microsoft TeamsとGoogle Chat間での情報共有をよりスムーズに行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの画像投稿をきっかけに、テキストの抽出から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションを設定し、投稿された添付ファイル情報を取得します。
4. 次に、Microsoft Teamsの「ファイルをダウンロード」アクションで、対象の画像ファイルをダウンロードします。
5. さらに、YoomのOCR機能にある「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、画像からテキストを抽出します。
6. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、抽出したテキストを指定のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへメッセージを送信するアクションでは、通知先のスペースを任意で設定してください。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップでOCR機能によって取得したテキスト情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336