GoogleフォームでPDFが送信されたら、OCRでテキストのみを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業で転記する業務は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、添付されたPDFからテキストのみを抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で追加することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している担当者の方
• PDFからテキストを抽出してデータ化する定型業務を効率化したい方
• OCR機能を活用し、PDF内の情報をGoogle スプレッドシートで一元管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにPDFが添付されると自動でテキストを抽出し転記するため、手作業によるデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCRのオペレーション設定では、PDFファイル内のどの項目のテキストを抽出するかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、テキスト情報を追加したいスプレッドシートのIDとシート名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。