■概要

メールで受信した請求書や領収書などの画像ファイルから、手作業で文字起こしをしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の画像ファイルを受信した際に、OCRが画像からテキストへの変換を自動で行い、Notionのデータベースへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った画像からテキストへの変換作業に手間を感じている方
• 請求書などの画像データをNotionで管理しており、手入力による転記ミスをなくしたいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの画像受信を起点に、Notionへのテキスト情報追加までが自動処理されるため、手作業での入力時間を削減できます
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでメールに添付された画像からテキストを抽出します
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
• OCRのオペレーションでは、画像から抽出したいテキストの項目を任意で設定してください
• Notionにレコードを追加する設定では、テキスト情報を保存したいデータベースのIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。