Googleフォームで画像を受け取ったら、OCRでテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで画像ファイルを受け取った後、画像内の文字情報を手作業でテキストに起こしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに画像が投稿されるとOCRが自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ格納するため、画像からテキストへの変換に関連する一連の業務を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像の内容を手入力で転記している方
• 画像内の文字情報を効率的にデータ化し、業務に活用したいと考えている方
• 画像からテキストへの変換作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、画像からの文字抽出と転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Google スプレッドシートに蓄積されるデータの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleフォームをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された画像ファイルを取得します
4. 次に、OCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキストを抽出します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、画像内のどの部分から、どのような項目を抽出するかを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加するスプレッドシートIDとタブ名を任意で設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。