Google DriveでPDFファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Microsoft Excelにレコードを追加する

■概要

請求書やアンケートなど、スキャンされたPDF書類の内容を一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Microsoft Excelの指定したシートへデータを追加するため、面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• スキャンしたPDFデータのMicrosoft Excelへの転記作業に多くの時間を費やしている方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• 紙媒体の書類をデータ化し、一元管理する仕組みを構築したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• PDFファイルを特定のフォルダに保存するだけで、データ転記が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：ファイル形式がPDFの場合のみ）で後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのファイル（ドライブID、アイテムID）の、どのシート（シート名）にデータを追加するかを、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。

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■注意事項

• Google Drive、Microsoft Excel候補から選択してくださいのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。