Gmailで受信したファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する

‍■概要

請求書や領収書など、スキャンされた書類をメールで受け取り、その内容を手作業でMicrosoft Excelに入力する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信した添付ファイルに対して自動でOCR処理を実行し、テキスト化されたデータをMicrosoft Excelの新規シートへ追加する作業を自動化します。手動でスキャンされたドキュメントをMicrosoft Excelに変換していた作業を効率化し、入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った請求書などのPDFファイルを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• スキャンされたドキュメントをMicrosoft Excelに変換する定型業務の時間を短縮したいと考えている方
• 紙媒体の書類をデータ化する業務で、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からMicrosoft Excelへの入力までが自動化されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションのOCR機能で、Gmailで受信した添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します。
4. 続けて、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションで、書き込み対象のファイルを選択します。
5. 次に、Microsoft Excelの「シートを追加」アクションで、ファイル内に新しいシートを作成します。
6. 最後に、「セルに値を入力」アクションで、OCRによって抽出したテキストデータを指定のセルに入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、書類の中からテキストとして抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
• Microsoft Excelのセル入力設定では、OCRで取得した値をどのセルに反映させるかを自由に指定したり、固定のテキストと組み合わせて入力したりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924