Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する

■概要

請求書や申込書など、スキャンした文書の内容を手作業でMicrosoft Excelに入力し直していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されるだけで、自動でOCRが実行され、スキャンされた文書から抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに変換・転記する作業が完了するため、こうした課題を円滑に解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 請求書などのスキャン文書をExcelに変換し、手入力している経理や総務部門の方
• Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間で発生する手作業をなくしたいと考えている方
• 紙媒体やPDFの書類を扱う業務が多く、データ入力の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイル保存を起点に、スキャン文書からExcelへの転記が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、OCR機能の「OCRする」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 次に、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションで、書き込み対象のファイルIDを特定します。
7. 続いて、「シートを追加」アクションで、書き込み先となる新しいシートを作成します。
8. 最後に、「セルに値を入力」アクションで、OCRで抽出したテキスト情報を指定のセルに書き込みます。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、文書内のどの部分のテキストを抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
• Microsoft Excelのセルに入力するアクションでは、OCRで抽出したテキストを変数として埋め込むだけでなく、日付などの固定値を追加するなど柔軟な設定ができます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924