■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの画像ファイルから、内容を目で見てMicrosoft Excelに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した画像ファイルから自動で文字情報を読み取りテキスト化し、その内容をMicrosoft Excelへ自動で追加できるため、面倒な転記作業から解放され、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した画像ファイルから、手作業で文字起こしをしている経理や総務担当者の方
- 画像内のテキストをテキストデータに変換し、Microsoft Excelで管理している方
- 請求書や申込書などの定型的なデータ入力作業の自動化を検討しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、画像からテキストへの変換（text in image to text）とMicrosoft Excelへの追加が自動化されるため、手作業の時間を削減できます
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションで受信したメールの添付ファイルをテキスト化します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取りたい画像ファイルの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを抽出する、といった設定が可能です
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、OCRで取得したテキストデータだけでなく、日付などの固定値や他の情報を組み合わせて任意のセルに追加するよう設定できます
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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