■概要

PDFや画像ファイルで受け取った請求書や申込書などの情報を、手作業で転記する業務は手間がかかるものです。特に、ファイルからテキスト情報を抽出する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、OneDriveにPDFや画像ファイルがアップロードされるだけで、自動でテキストを抽出しAirtableに情報を整理・格納できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFや画像ファイルからテキストを手作業で転記しており、手間を感じている方
• PDFファイルからテキストを抽出する方法を探し、その後のデータ管理まで自動化したい方
• OneDriveとAirtableを活用し、書類管理のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルがアップロードされると、テキスト抽出からAirtableへの登録までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します
• 手作業での転記に伴う入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとAirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式の場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、OCR機能の「OCRする」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意のテーブルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、請求書や申込書など、対象ファイルの種類に応じて読み取りたい項目（日付、金額、会社名など）を任意で設定できます
• Airtableにレコードを作成する際、OCR機能で抽出したテキスト情報だけでなく、固定の文字列や日付などを組み合わせて登録内容を柔軟にカスタムすることが可能です

■注意事項

• OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924