■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書など任意のPDFファイルの内容を都度確認し、手作業でChatworkに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による確認漏れや通知漏れは業務上のリスクにも繋がりかねません。
このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR機能でファイル内容を自動でテキスト化しChatworkへ通知する一連の流れを自動化できるため、BoxとChatwork間での情報共有を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードされたファイルの内容を都度確認し、Chatworkで報告している方
- BoxとChatworkを利用したファイル共有プロセスで、手作業による非効率を感じている方
- ファイル共有の通知漏れや確認漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからChatworkへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による確認漏れや通知漏れ、内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとChatworkをYoomに連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、テキスト化した内容を指定のルームに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です
- Chatworkへの通知設定では、通知先のルームを任意で指定できるだけでなく、通知するメッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得したファイル名、OCRで抽出したテキスト内容などを変数として埋め込むことが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
