Gmailで写真を受信したら、OCRでテキストに変換しNotionに追加する

■概要

Gmailで受信した請求書や名刺などの画像データを、手作業でNotionに転記する業務に手間を感じていませんか？
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された画像をOCR機能が自動でテキストに変換し、Notionのデータベースへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した画像内の情報を、手作業でNotionに転記している方
• OCR機能を活用して、メールからの情報登録を自動化したいと考えている方
• 複数のツールを跨いだ手作業による、入力ミスや対応漏れを防ぎたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からNotionへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、メールに添付された画像ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、画像ファイルから抽出したいテキストの項目を任意で設定してください。
• Notionのオペレーションでは、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。