Googleフォームで特定の回答が送信されたら、リンクをBitlyで短縮する

‍■概要

Googleフォームで収集したURLを手作業でBitlyを使い、一つひとつ短縮URLに変換する作業に手間を感じていませんか？単純な作業ですが、件数が多いと時間がかかり、コピー＆ペーストのミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信されたことをトリガーとして、Bitlyでのリンク短縮からメールでの通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとBitlyを連携させ、手作業によるURL短縮業務を効率化したい方
• マーケティング施策などで、フォーム回答者に対して個別URLを自動で発行・送付したい方
• 定型的ながらも重要なURL発行業務でのヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点にURLの短縮が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業によるURLのコピーミスや短縮し忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとBitlyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の回答があった場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します
4. 次に、オペレーションでBitlyを選択し、「リンクを短縮する」アクションで、フォームから取得したURLを短縮します
5. 最後に、オペレーションのメール機能で「メールを送る」アクションを設定し、生成された短縮URLを関係者に通知します

■このワークフローのカスタムポイント

• Bitlyでリンクを短縮する際に、短縮対象のURLとして、Googleフォームの回答で取得した値を動的に埋め込む設定が可能です
• メールを送信するオペレーションでは、送信先のアドレスを任意に設定したり、本文にGoogleフォームの回答内容やBitlyで生成した短縮URLを変数として埋め込んだりすることが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Googleフォーム、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。