Smartsheetで行が追加されたら、Miroに付箋を作成する

■概要

Smartsheetでプロジェクトのタスクを管理し、Miroでアイデアを可視化しているチームも多いのではないでしょうか。しかし、Smartsheetで追加した新しいタスクやアイデアを、手作業でMiroのボードに転記するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけで、自動的にMiroのボードに関連する付箋が作成されるため、二重入力の手間をなくし、情報連携をスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartsheetとMiroを併用し、タスクとアイデアの連携に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
• Smartsheetで管理する課題やタスクを、Miroのボード上でチームと共有したいと考えている方
• 手作業による情報転記をなくし、リアルタイムでの情報同期を実現したい業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに行を追加するだけでMiroに自動で付箋が作成されるため、手作業での転記時間を削減し、より重要な業務に集中できます
• 手動での情報入力に伴うコピー＆ペーストのミスや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとMiroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードに付箋を作成」アクションを設定し、Smartsheetで取得した情報を基に付箋が作成されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Miroで付箋を作成するオペレーションでは、付箋の内容を自由にカスタマイズできます。例えば、Smartsheetの行から取得したタスク名や担当者などの情報を、変数として付箋のテキストに埋め込むことが可能です
• 付箋の色やタグなど、特定の情報を固定値として設定することもできるため、プロジェクトのルールに合わせた運用を実現できます

■注意事項

• Smartsheet、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。