BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する

■概要

Boxにアップロードされた書類の内容を確認し、手作業でGoogle Meetの会議を設定する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類のテキストを自動で読み取り、その情報をもとにGoogle Meetの会議を自動で作成します。Google MeetとBoxを連携させることで、会議設定にかかる手作業をなくし、よりスムーズな業務進行を支援します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされた書類をもとに、手作業でGoogle Meetの会議を設定している方
• Google MeetとBoxを活用した定型業務が多く、自動化による効率化を目指している方
• 書類の内容確認から会議設定までの一連の流れを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle Meetの会議作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます
• 手動での情報転記や設定作業がなくなることで、会議の日時間違いや参加者の招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を読み取ります
5. その後、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにGoogle Meetの会議を作成します
6. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に会議作成の通知を送ります

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーで予定を作成する際、特定のカレンダーに会議が作成されるように、任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、目的に応じた使い分けが可能です

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■注意事項

• Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。