Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Google Meetの会議を作成する

■概要

Boxにアップロードされたファイルや書類などを都度確認し、手動でGoogle Meetの会議を設定する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、その内容をOCRで読み取り、自動でGoogle Meetの会議を作成するため、手作業による会議設定の手間を省き、業務を効率化します。BoxとGoogle Meetを連携させた定型業務の自動化を実現したい方におすすめです。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle Meetを日常的に利用し、会議設定の作業を効率化したいと考えている方
• ファイルの内容確認から会議設定までのプロセスを自動化し、対応漏れを防ぎたい方
• Boxを活用した業務フローにおいて、手作業による入力ミスなどを減らしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Google Meetの会議作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手動での会議設定時に起こりうる、日程や参加者の設定ミス、会議設定の対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
6. 次に、抽出した情報をもとに、Googleカレンダーで予定を作成し、Google Meetの会議URLを発行します
7. 最後に、作成された会議情報を関係者にメールで自動送信するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、運用に合わせて条件を任意で設定することが可能です
• Googleカレンダーで予定を作成する際に、会議を設定するカレンダーIDを任意で指定できますので、個人のカレンダーやチームの共有カレンダーなどを設定してください

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■注意事項

• Box、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。