ClickUpで特定のタスクが作成されたら、Zoomで会議を作成する

■概要

ClickUpでタスクを管理し、必要に応じてZoomで会議を設定する際、手作業でツールを切り替えて情報を転記する手間を感じていませんか。このような手作業は、対応漏れやURLの共有ミスにつながることもあります。

このワークフローを活用すれば、ClickUpで特定のタスクが作成されたことをトリガーに、Zoomミーティングの作成とタスクへのURL共有を自動化でき、ClickUpとZoomを用いた一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• ClickUpで管理するタスクに基づき、手動でZoom会議を設定しているプロジェクトマネージャーの方
• ClickUpとZoomを連携させ、オンライン会議の日程調整や共有の手間を削減したいと考えている方
• タスク管理から会議設定までの一連の流れを自動化し、生産性を高めたいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• ClickUpでタスクが作成されるとZoom会議が自動で設定されるため、これまで手作業で行っていたツール間の情報転記や設定作業の時間を短縮できます
• 手作業による会議設定の漏れや、ミーティングURLの共有ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクに基づいた確実な会議設定を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、トリガーとなったタスクの詳細情報を取得します
4. 続いて、オペレーションの「分岐機能」を活用し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します
5. 次に、オペレーションの「AI機能」でタスク情報から会議に必要なデータを抽出します
6. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を元に会議を作成します
7. 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングのURLを該当タスクに自動でコメントします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ClickUpタスクのステータスや担当者、タスク名に含まれるキーワードなど、任意の条件を設定してフローの実行を制御することが可能です
• Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや時間、パスコードなどの各項目に固定の値を設定したり、ClickUpから取得したタスク名などの動的な情報を埋め込んだりできます
• ClickUpへのコメント追加では、作成されたZoomのミーティングURLだけでなく、定型文やその他の情報を組み合わせて、通知するコメント内容を自由に設定することが可能です

■注意事項

• ClickUp、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。