Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する

■概要

Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録や関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに関連フォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、重要な情報の集約と管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomとMicrosoft SharePointを活用し、ミーティング情報の管理を徹底したい方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
• ミーティングに関連する事務作業を自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングが作成されると自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のサイトやドキュメントライブラリにフォルダが作成されるようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのフォルダ作成オペレーションでは、作成先のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダのパスを任意で設定してください
• フォルダ名には、Zoomのミーティング情報（ミーティング名、開催日時など）を変数として埋め込むことで、どのミーティングのフォルダか一目でわかるように設定できます
• また、「【社内会議】」のような固定のテキストをフォルダ名に含める設定も可能です

■注意事項

• Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。