Gmailでヒンディー語のファイルを受信したら、OCRで読み取りGristでRecordをTableに追加する

■概要

ヒンディー語で書かれた請求書や申込書などのファイルをメールで受け取った際、内容を確認して手作業でシステムに転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したヒンディー語のファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGristのデータベースへ自動で追加できます。手作業による転記の手間やミスを解消し、多言語ドキュメントのデータ管理を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OCRの技術を活用し、ヒンディー語の書類のデータ化を自動化したいと考えている方
• Gmailで受信する様々なファイルを、日常的に手作業でGristに入力・管理している方
• 多言語ドキュメントの処理における入力ミスを減らし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでファイルを受信するだけで、ヒンディー語の書類がOCRによって自動で読み取られGristへ登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ入力が不要になることで、ヒンディー語の読み間違いや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGristをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を制御します
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、Gmailの添付ファイルからヒンディー語のテキストを読み取ります
5. 最後に、オペレーションでGristの「Add Record to Table」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のテーブルにレコードとして追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目などを任意で設定することが可能です
• 分岐機能では、例えばメールの件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、ワークフローを起動する条件を任意で設定できます
• Gristにレコードを追加する設定では、データを追加したいワークスペースID、ドキュメントID、テーブルIDなどを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Gmail、GristのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924